مقدمة
يمثل قسم الإدارات / المجموعات في منصة روام أداة تنظيمية أساسية تُمكّن مدير النظام من إدارة البنية المؤسسية داخل المنصة. من خلاله يمكن إدخال كافة الأقسام أو الإدارات التي تمثل هيكل المنشأة، بالإضافة إلى إمكانية إنشاء مجموعات خاصة تضم مستخدمين محددين لتخصيص برامج تدريبية أو رسائل لهم. يساعد هذا القسم في تحقيق إدارة مرنة للمستخدمين، وإتاحة تخصيص البرامج التدريبية والتقارير على مستوى الإدارات أو المجموعات. كما يُستخدم في إرسال رسائل بريدية موجهة لفئات محددة، وتحديث بيانات الإدارات بشكل جماعي عبر ملفات Excel.
1. شاشة الإدارات / المجموعات
تُعرض في هذه الشاشة جميع الإدارات والمجموعات التي تمت إضافتها، مع إظهار
- اسمها
- نوعها (إدارة أو مجموعة خاصة)
- وتاريخ الإنشاء.
تتضمن كذلك أدوات التحكم التالية لكل إدخال:
- حذف الإدارة / المجموعة.
- إدارة المستخدمين المرتبطين بهذه الإدارة / المجموعة.
- تعديل بيانات الإدارة / المجموعة.
- إرسال بريد مخصص لهذه الإدارة / المجموعة.
نافذة إضافة إدارة / مجموعة جديدة
تتيح هذه الشاشة إنشاء إدارة أو مجموعة خاصة جديدة.
- فئة المجموعة: اختيار ما إذا كانت إدارة أو مجموعة خاصة.
- الاسم بالعربية: إدخال اسم الإدارة / المجموعة باللغة العربية.
- الاسم بالإنجليزية: إدخال الاسم باللغة الإنجليزية.
التحديث من الإكسل
من خلال زر تحديث في أعلى الصفحة يمكن للمسؤول رفع ملف Excel لتحديث الإدارات للمستخدمين، بدلًا من التعديل اليدوي لكل مستخدم.
عند الضغط على زر التحديث ملف Excel تظهر نافذة
من خلالها يستطيع مدير النظام من رفع ملف إكسل يحتوي على بيانات المستخدمين لتحديث إداراتهم بسرعة.
- الأعمدة المطلوبة: Username (اسم المستخدم) و Group (الإدارة/المجموعة).
- يجب أن يحتوي الصف الأول على أسماء الأعمدة تمامًا كما هو موضح.
- عند رفع الملف يتم تحديث البيانات بشكل جماعي.
شاشة إرسال بريد لمجموعة
عند الضغط على ايقونة البريد الموجودة في كل صف في الجدول تظهر هذه النافذة التي توفر إمكانية إرسال بريد إلكتروني موجه لإحدى الإدارات أو المجموعات.
- عنوان الرسالة: موضوع البريد.
- تاريخ الإرسال: تحديد موعد الإرسال.
- نص الرسالة: محرر نصي متكامل يتيح كتابة رسالة منسقة.
- جدولة الإرسال: لتأجيل إرسال الرسالة إلى وقت لاحق.
- التنبيهات السابقة: للاطلاع على رسائل أُرسلت سابقًا.
عند الضغط على زر التنبيهات السابقة تظهر هذه النافذة
و تعرض أي إشعارات مرتبطة بالمهام الخاصة بالمجموعات والإدارات (مثل جدولة إرسال رسائل أو تحديثات).
- إذا لم يكن هناك أي إشعارات، تظهر رسالة: لا توجد مدخلات في النظام.
نافذة قائمة المستخدمين داخل الإدارة
عند الضغط على ايقونة المستخدمين الموجودة في كل صف في الجدول تظهر هذه النافذة تعرض التي تعرض جميع المستخدمين المرتبطين بإدارة أو مجموعة معينة. تحتوي على الأعمدة التالية:
- اسم المستخدم: الاسم المميز في النظام.
- الاسم الكامل: الاسم الكامل للمستخدم.
- البريد الإلكتروني: البريد المسجّل.
- الحالة: تبين إذا كان الحساب مفعّل أو موقوف/معطّل .
كما توفر أزرار في أسفل الشاشة لتصدير البيانات:
- تصدير إلى Excel.
- تصدير إلى PDF.
